T@lete-BC: ERP per i Servizi di Assistenza Tecnica
La soluzione verticale T@LETE-BC di NAV-lab è basata su Microsoft Dynamics 365 Business Central e consente la gestione delle attività di società che forniscono servizi e assistenza tecnica ai loro clienti.
T@lete-BC
Lo scopo dell’applicazione è quello di ottimizzare i processi di pianificazione, di gestione e di controllo degli interventi ed offrire alle aziende e ai clienti un alto livello di efficienza del servizio e di professionalità.
La soluzione T@LETE-BC supporta con elasticità le richieste di assistenza, anche quelle svolte presso le sedi dei clienti.
Si adegua alle esigenze del cliente. Integra diverse aree funzionali (vendita, human resource, magazzino, acquisti) per permettere una gestione della commessa e di tutti gli aspetti legati alle chiamate di assistenza.
Le chiamate di assistenza possono essere associate ad una commessa specifica o ad un progetto di livello inferiore ed essere poi assoggettate ad un work flow.
L’work flow gestisce e controlla i diversi passaggi di stato: a partire dalla creazione automatica (o manuale) del ticket di chiamata, procedendo con l’assegnazione del tecnico incaricato e terminando con la chiusura e la fatturazione delle attività svolte.
L’applicazione prevede la gestione degli eventuali materiali utilizzati per svolgere gli interventi, consentendo la completa tracciabilità dei singoli articoli, la gestione del magazzino e delle spedizioni da/verso la sede.
T@LETE-BC Benefici:
– ottimizzazione riduzione dei costi di gestione
– miglioramente dei tempi di risposta e della qualità degli interventi
– il recupero dell’efficienza gestionale in generale
Problematiche tipiche del settore
Le società che si occupano di fornire servizi ed assistenza tecnica cercano una soluzione che:
- fornisca non solo tutte le informazioni necessarie ai clienti per usufruire dell’assistenza, ma che garantisca anche un servizio efficiente nei tempi e con modalità di risposta veloci e controllate;
- gestisca ed organizzi le uscite del personale tecnico in modo da ottimizzare i processi di pianificazione, di gestione, di consuntivazione e di controllo degli interventi;
- tenga monitorati gli interventi stessi ed il successo delle attività svolte a livello centralizzato attraverso un work-flow comune;
- gestisca le SLA di intervento;
- movimenti gli articoli da e per il magazzino;
- produca un resoconto contabile degli interventi;
- bilanci e verifichi gli aspetti economici delle commesse clienti;
- crei una storicizzazione degli eventi che possa dar vita ad un archivio facilmente consultabile, utile in modo particolare per quelle aziende che forniscono supporti post-vendita ai propri clienti.
Funzionalità specifiche per il settore
T@LETE-BC è lo strumento ideale per la gestione delle commesse all’interno delle aziende di servizio e delle attività ad esse collegate quali:
la gestione delle risorse,
il caricamento delle ore impiegate,
il caricamento dei costi relativi alla commessa,
la gestione delle procedure di fatturazione,
l’analisi di delle statistiche (es. il margine di contribuzione).
La soluzione T@LETE-BC è stata sviluppata sfruttando le potenzialità di Microsoft Dynamics 365 Business Central , nonché le possibilità di integrazione con il mondo Microsoft Office 365 (Word, Excel, Outlook, ..) e altri strumenti quali software di archiviazione documentale, business intelligence, ecc…
Gestione delle commesse e dei progetti
Le commesse sono entità che raggruppano, oltre ai costi e ai ricavi, anche le fasi preventive previste sulle attività di assistenza al cliente, il budget di ore e le risorse impiegate/da impiegare.
Tramite delle condizioni specifiche, è possibile definire il rapporto con il cliente che quindi può disporre di un suo contratto personale diverso da quello di altri clienti.
Da questi dati di partenza e dalla conseguente apertura della commessa, prende corpo lo sviluppo del flusso informativo, generato e monitorato da T@LETE-BC.
Per ogni commessa sarà possibile indicare il budget di ore che si desidera allocare per ogni risorsa, il tipo di fatturazione, il censimento delle macchine in assistenza e le tipologie di SLA.
Il prodotto consente, tramite un opportuno setup, ove necessario, di definire le sottocommesse o i progetti permettendo di effettuare un controllo di maggior dettaglio.
Chiamate d’assistenza
Le chiamate possono essere aperte direttamente da Microsoft Dynamics 365 Business Central, tramite web service o attraverso un FTP (file transfer protocol) direttamente dal cliente finale.
È previsto, inoltre, un work-flow sugli stati delle chiamate con le relative notifiche via e-mail alle persone di riferimento.
È possibile tenere traccia dei materiali utilizzati e della relativa movimentazione di magazzino, con assegnazione dei costi dei materiali sulla commessa.
Inoltre, si può identificare per ciascun cliente il tempo impiegato, l’addebito del costo e la manodopera sulla commessa.
È sempre possibile, infine, il monitoraggio dei tempi di SLA
Teimesheet
È l’applicazione che permette di caricare sulla commessa le ore e le spese non strettamente legate alle chiamate d’assistenza.
Il collegamento alla commessa permette di individuarne la modalità di fatturazione (a consuntivo, periodica, con carnet ore,…) che viene valorizzata in base alle tariffe e alle condizioni commerciali concordate con ciascun cliente.
Portale
Con T@LETE-BC, e l’integrazione sviluppata con la piattaforma SharePoint, è possibile:
- ottenere l’archiviazione elettronica dei rapportini di intervento;
- usufruire del portale clienti, che permette di aprire le chiamate, consultare lo stato di avanzamento delle attività relative alle chiamate e stampare il rapportino di intervento in modo interattivo;
- servirsi del portale tecnici, al fine di consultare le chiamate associate al singolo tecnico, di gestirne lo stato d’avanzamento e di stampare il rapportino di intervento.
T@LETE-BC consente l’archiviazione elettronica di tutti i documenti aziendali, in uscita verso i clienti e in entrata dai fornitori, oltre ai documenti fiscali che possono essere condivisi, spediti e stampati dalle persone autorizzate da una qualunque postazione informatica, purché dotata di connessione a Internet.
I documenti, inoltre, possono essere sottoposti a specifiche procedure organizzative, garantendo la visualizzazione in modalità pubblica o privata dei dati attraverso una sofisticata gestione delle politiche di sicurezza.
T@LETE-BC gestisce inoltre documenti tipici quali i certificati di collaudo e la documentazione tecnica relativa ai prodotti.
Controllo di gestione
Si tratta di una funzione integrata nell’applicazione T@LETE-BC e Dynamics 365 Business Central che, attraverso opportuni cruscotti e analisi di Excel, permette di rilevare e monitorare le ore e i costi relativi alla commessa per calcolare l’importo dell’attività di manutenzione svolta per il cliente e, conseguentemente, anche le redditività e i margini di contribuzione per l’azienda.
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