Un software molto ospitale: Hotel Back Office e altre novità NAV-lab per una gestione alberghiera a 5 stelle

Le software house che formano il consorzio NAV-lab – celebre per Tempo Zero Cloud, l’estensione di Microsoft Dynamics 365 Business Central pensata per accelerare e ottimizzare l’uso di questa piattaforma ERP globale nelle imprese del Made in Italy – non smettono di fornire importanti strumenti specializzati e “industry oriented”: come le tre app certificate per l’App Source di Microsoft e rivolte al mondo della gestione alberghiera internazionale.

Contabilità, economato, controllo

Queste tre soluzioni – Hotel Back Office, PMS Interface e POS Interface – nascono dall’esperienza di Serenissima Informatica, socio del gruppo NAV-lab. Fin dagli anni Ottanta si è occupata in ambito HoReCa di temi come la gestione alberghiera amministrativa e contabile, la gestione dei magazzini o “economato” come è più corretto dire quando si parla di alberghi, e il controllo di gestione. Oggi il target di riferimento è costituito dalle catene alberghiere e dagli hotel indipendenti nazionali e internazionali nei segmenti upscale, upper upscale e luxury, ovvero quelle realtà comprese tra le 4 stelle e le 5 stelle lusso che spesso si trovano a gestire complesse strutture dotate di uno o più ristoranti, negozi, spa e altri servizi.

Le fabbriche dell’accoglienza

Sono a tutti gli effetti vere e proprie fabbriche di accoglienza e benessere che non solo necessitano di risorse gestionali adeguate alle normali attività di fatturazione e amministrazione, ma devono sempre più spesso far fronte a sofisticati obiettivi di contabilità analitica e pianificazione. Non si tratta insomma solo di fare in modo che i ricavi generati dai clienti dell’albergo e dei suoi servizi vengano contabilizzati correttamente: occorre avere una visione puntuale di come queste fonti di ricavo contribuiscono alla solidità finanziaria dell’albergo. Nel presente e soprattutto nel futuro, con la massima tempestività e precisione grazie ad una gestione alberghiera mirata.

Gestione alberghiera e analisi

Tali obiettivi coincidono con la filosofia Microsoft e NAV-lab per una gestione sempre più orientata al dato, alla sua qualità e attendibilità. Questo attraverso un ecosistema integrato di soluzioni capaci di curare gli aspetti procedurali di questa gestione insieme a quelli più analitici, ma in modo semplice e accessibile.

La sfida del back office e dei ricavi

Hotel Back Office permette al personale amministrativo e ai financial controller di usare al meglio Microsoft Dynamics 365 Business Central in hotel, soprattutto per il controllo di gestione delle molteplici proprietà di una catena, che rappresenta sempre un contesto molto sfidante.
Le altre due applicazioni sono state sviluppate per interfacciare il back office con i due software che normalmente affiancano una piattaforma gestionale amministrativa (come appunto può essere il sistema ERP di Microsoft) per la gestione delle altre aree operative più importanti di un albergo: il PMS, Property Management System e il POS, Point of Sale, un acronimo che nel nostro caso si riferisce ai “punti cassa” dei servizi di ristorazione e degli altri negozi che i clienti dell’albergo utilizzano al contorno del loro soggiorno.

Le regole dell’USALI nella gestione alberghiera

PMS e POS Interface si occupano di raccogliere tutti i dati relativi alla produzione e agli incassi, oltre che dati statistici extra-contabili, e “mapparli” con precisione sui costi sostenuti, per consentire a Hotel Back Office di produrre la reportistica necessaria per il controllo di gestione in base alle linee guida dello USALI, Uniform System of Accounts for the Lodging Industry. USALI è uno schema di contabilità analitica nato oltre un secolo fa negli Stati Uniti e internazionalmente adottato per analizzare le voci di bilancio di un hotel con criteri industriali, in base a centri di costo che servono a comporre un quadro preciso del valore di una proprietà. Tanto da diventare un riferimento globale per grandi gruppi alberghieri e hotel indipendenti anche in operazioni di Merger & Acquisition o per la richiesta di finanziamenti.

Dall’Italia al Sudafrica

Le novità non finiscono qui, perché la pubblicazione delle app sul marketplace internazionale di Microsoft ha permesso a NAV-lab di entrare in contatto con Decision Inc, un partner Microsoft sudafricano alla ricerca di soluzioni chiavi in mano per integrare Microsoft Dynamics 365 Business Central con il PMS di una catena alberghiera sua cliente in Sud Africa.

Strumenti PMS e POS

Dopo un’attenta analisi delle funzionalità offerte dalle tre app di NAV-lab dedicate al mondo alberghiero, con Decision Inc è nata una collaborazione che oggi vede i consulenti di Serenissima Informatica, tutti molto esperti delle procedure contabili del back office alberghiero, impegnati nel fine tuning di Hotel Back Office e PMS Interface sui sistemi dell’importante catena alberghiera dell’Africa australe.

Un solo partner, tanta hospitality

Grazie ad un insieme di soluzioni ed esperienze consulenziali pluridecennali, le aziende alberghiere interessate a un progetto di evoluzione tecnologica e funzionale del loro software all’insegna del cloud trovano dunque in NAV-lab un partner davvero a 360 gradi, versato in tutti i segreti della contabilità analitica e del controllo di gestione e non solo.