Workflow tradotto letteralmente dall’inglese significa flusso di lavoro e può essere definito come l’automazione totale o parziale di un processo aziendale, in cui documenti, informazioni o compiti passano da un partecipante a un altro per svolgere l’attività, secondo un insieme di regole definite. Queste attività possono essere svolte dai partecipanti o da applicazioni informatiche, i  Business Process Management (BPM). Per questo viene utilizzato ad esempio nell’ERP.

Un sistema di automazione di workflow è in grado di riconosce lo stato del processo, fare da repository dei dati, delle attività e degli eventi da effettuare e guidare l’utente attraverso il processo senza la necessità di riferirsi a qualsiasi documentazione esterna.  

Grazie al workflow è possibile digitalizzare i processi aziendali. Successo, efficienza e il corretto funzionamento di un’organizzazione sono, infatti, direttamente collegati alla capacità di svolgere in modo preciso e veloce, entro un determinato periodo di tempo, tutti i processi. 

Durante l’attività di un’azienda possono esserci ritardi e contrattempi, da questo nasce l’esigenza di avere degli automatismi per velocizzare i processi ed evitare degli errori che si possono commettere nella trasmissione di informazioni tra un passaggio e l’atro.  

Il workflow contribuisce ad aumentare la velocità di svolgimento delle attività riducendo il tempo totale di esecuzione e gestendo l’avanzamento delle singole attività. Inoltre, consente di ottimizzare i processi e di eliminare le attività inutili individuando i compiti non necessari, che si possono eliminare, aumentando la produttività e contribuendo quindi a ridurre gli sprechi. Infine, il workflow permette di migliorare la collaborazione tra diverse funzioni aziendali o anche di superarle, visto che fanno parte di un’organizzazione del lavoro ormai obsoleta.