Con Back Office vengono indicate tutte quelle attività che contribuiscono alla gestione operativa di un’azienda, come il data entry, l’archiviazione dei documenti, la gestione di database, anagrafiche, e-mail e reclami, e il controllo qualità. In pratica, le attività che sono di supporto al core business aziendale e che non sono visibili al cliente finale, ma che hanno un ruolo fondamentale nella realizzazione di prodotti e servizi.

Tra le divisioni aziendali coinvolte nelle attività di Back Office ci sono il magazzino, le HR, la tecnologia dell’informazione, l’amministrazione e la contabilità. Il Back Office svolge anche altre funzioni indispensabili per un’azienda, come l’individuazione e l’implementazione di strumenti e attività in grado di ottimizzare il workflow aziendale e migliorare le performance del servizio. Il Back Office consente anche di organizzare la struttura aziendale in modo da prevedere e risolvere in anticipo le eventuali criticità nella gestione dell’azienda.

La tecnologia riveste un ruolo cruciale nel Back Office e un’azienda si deve dotare di soluzioni in grado di supportare al meglio l’attività dei professionisti, come i sistemi CRM centralizzati  come pure sistemi ERP che consentono la condivisione e lo smistamento delle informazioni e per gestire i ticket.

Oggi vengono utilizzati dei sistemi di CRM e ERP tecnologicamente avanzati per la gestione automatizzata delle attività di Back Office. Queste soluzioni assicurano alle aziende l’automazione dei processi, una efficace gestione dei flussi informativi e una maggiore tempestività nelle comunicazioni verso le divisioni aziendali.

Un Back Office efficiente e realmente di supporto alle attività di business consente a un’azienda di abbattere tempi e costi, di migliorare i flussi comunicativi e i processi interni di gestione.