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COME SCEGLIERE IL NUOVO GESTIONALE


Pubblicata il: 27/09/2018

Questo mese l'approfondimento sul numero di SETTEMBRE 2018 della rivista Youtrade, nella rubrica IMPRESE 4.0 da parte del Centro di Consulenza Aziendale di NAV-la, è dedicato agli imprenditori che si accorgono che il loro sistema informativo non è più adeguato alle loro attività ed è diventato un freno alla crescita del business. Una serie di riflessioni per decidere se è il momento di cambiare e indicazioni sulle caratteristiche del software gestionale da scegliere...

""Scegliere una piattaforma tecnologica moderna è più semplice e conveniente di quanto il titolare di un’azienda possa pensare, in particolare se decide di usufruire di soluzioni che permettono alla propria impresa di aumentarne l’efficienza.
Di questo argomento si è dibattuto a lungo all’interno del Centro di Consulenza Aziendale NAV-lab e molte delle considerazioni sono state riassunte in un e-book gratuito scaricabile proprio dal sito di NAV-lab.
Ma quando è il momento di cambiare il software gestionale? E quanto conviene?

Ecco alcuni dei segnali che possono aiutare a capire che è arrivato il momento della scelta.
Si ponga il caso che la propria azienda stia crescendo in dimensioni, che tutto sia diventato più complesso e che i clienti si aspettino un servizio migliore. 
Innanzitutto, è necessario valutare le esigenze che i clienti esprimono! Se i clienti si sono evoluti ed esigono risposte in tempi più brevi rispetto a quelli che si forniscono solitamente, se spesso non si è in grado di essere precisi e puntuali nelle risposte, se succede di aver intuito che era possibile offrire qualcosa di diverso e fare nuovo business, ma oramai il cliente si è rivolto ad altri… Se ci si ritrova in almeno una di queste problematiche significa, che non si è al passo con le aspettative della propria clientela, o meglio, che il sistema informativo non è al passo con le richieste dei clienti! 
I dipendenti corrono per avere e fornire risposte veloci raccogliendo informazioni ai vari livelli dei processi aziendali? Vi è un continuo spreco di tempo per gestire sistemi diversi che non comunicano tra di loro? Malgrado ciò, e malgrado sia stato assunto nuovo personale, le risposte arrivano tardi, non sono aggiornate in tempo reale e spesso contengono errori? Capita che le risposte non siano immediatamente disponibili alle persone a vari livelli in modo che possano operare velocemente in modo preciso? Nonostante i continui controlli è possibile ritrovarsi con scorte di articoli in eccesso, altri invece mancano e si perde troppo tempo per ordinarli? Significa che la propria raccolta informazioni e le relative analisi non sono adeguate, che il sistema gestionale non integra automaticamente sistemi e processi. 
E’ difficile avere un’idea a 360° della propria azienda? Quanti e quali dati mancano e, soprattutto, dove occorrono e in quali momenti? Se non è possibile visualizzarli ovunque ci si trovi, con qualsiasi dispositivo e in tempo reale, significa che il sistema è obsoleto.
E’ importante essere rapidamente operativi quando si decide di attivare un cambiamento nei propri processi aziendali? Se i tempi del cambiamento sembrano troppo lenti, se comportano ostacoli alle attività quotidiane, creando intoppi che fanno perdere business, allora il proprio sistema gestionale è da aggiornare.
Esistono tantissimi dati ma sparsi in diverse applicazioni e non è possibile avere le risposte che ci si aspetta? Manca uno strumento di BI tecnologicamente avanzato che raccolga i dati da un sistema integrato.
Esiste il bisogno di aumentare il proprio business, ma la produttività cala a causa del tempo sprecato nel passaggio tra svariate applicazioni e molteplici sistemi disconnessi?  

Restare ancorati ad un sistema che non è più all’altezza delle proprie necessità può costare caro!

Non aggiornare la tecnologia porta infatti ad un reale calo nelle vendite, all’insoddisfazione dei clienti o a rischi di mancata conformità. E’ mai stato calcolato quanto tutto questo può incidere economicamente? 
E’ importante non mettere a rischio il proprio Business: è il momento perfetto per aggiornare i sistemi. Oggi si hanno a disposizione molteplici possibilità ed il cloud può dare una grande mano! Il cloud ha infatti aperto una serie di possibilità per aziende di ogni grandezza: finalmente è possibile ampliare le proprie capacità, creare maggiore efficienza, mobilità e prepararsi a fronteggiare condizioni di mercato in costante evoluzione.  
Si può alleggerire la propria azienda dalla gestione dell’infrastruttura, risparmiare sulle risorse ad essa dedicate, diminuire il consumo di energia e lavorare in tutta sicurezza e con qualsiasi dispositivo. Si ha così la possibilità di aumentare l’efficienza grazie all’automatizzazione dei processi, e all’integrazione con gli strumenti già familiari alle risorse, utilizzare facilmente tecnologie molte avanzate, come gli strumenti di Intelligenza Artificiale.
I dati interconnessi fanno scaturire analisi avanzate sul business aziendale, aiutando le persone a prendere decisioni intelligenti e ad aumentare le vendite.

Ma quale soluzione gestionale scegliere? 
Innanzitutto, deve essere integrata: è importante scegliere una sola soluzione che gestisca in modo completo tutte le aree aziendali, dalla Gestione Finanziaria e Contabilità, alla Supply Chain, Produzione e magazzino, alla Vendita e Assistenza, al Project Management, alla Business Intelligence e Reporting, che sia integrata con applicazioni di CRM e che sia facile da personalizzare.  
Poi è necessario avere un'azienda connessa: sistemi e processi vengono interconnessi automaticamente, evitando che questa responsabilità ricada sui dipendenti. Esso deve offrire processi aziendali automatizzati e protetti: la produttività migliora e aumenta grazie a workflow, tracciabilità dei dati e funzionalità di sicurezza interaziendali semplici da creare. 
ll gestionale deve offrire una panoramica dell'attività a 360 gradi: tutti i dati inerenti la contabilità, le vendite, gli acquisti, il magazzino e le interazioni con i clienti, sono centralizzati per offrire una panoramica completa dell’azienda. I dati, poi, sono sempre aggiornati per consentire di identificare le tendenze, prevenire i problemi e offrire ai clienti esperienze ottimali. 
E’ necessario poter godere della mobilità: l’esperienza d’uso deve essere identica su ogni dispositivo, per offrire reale mobilità alla forza lavoro ovunque questa si trovi.
In più deve essere una soluzione facile da utilizzare, ed estremamente intuitiva.
Se poi si decide di scegliere una piattaforma in cloud è possibile usufruire del massimo della flessibilità in tempo reale al variare del business, seguendo le esigenze di espansione dell’azienda. La scalabilità della soluzione permette infatti di attivare (o disattivare) utenti e/o nuove aziende di un gruppo in Italia e/o all’estero nel momento in cui si presenta la necessità. Il canone del servizio comprende tutto, anche il continuo aggiornamento del prodotto avrà sempre a disposizione una soluzione dotata delle ultime tecnologie e funzionalità.
Per ultimo è necessario scegliere un fornitore di tecnologie affidabile, ed avere una Solution House che aiuti a sfruttare al meglio le applicazioni, per ampliarle e crearne di nuove con semplicità e convenienza in base alle proprie esigenze specifiche.

Come scegliere il fornitore giusto? 
Quando ci si troverà a dover scegliere ci si dovrà chiedere: la soluzione è facile da imparare e utilizzare? quanto facile? Come s’integrerà con i sistemi e le applicazioni preesistenti? Se utilizza il cloud, sarà possibile avere ancora il controllo sui dati? Una volta scaduto il contratto iniziale, quale sarà il costo? È facile aggiungere/eliminare utenti? E questo in che modo si riflette sui prezzi della propria azienda? Con che frequenza saranno aggiornati i prodotti? E’ possibile controllare l’implementazione degli aggiornamenti? Il fornitore quanto è affidabile nel post-vendita? La solution house è vicina territorialmente e  può  con l’implementazione offrire assistenza?  In quanto tempo avviene l’attivazione del nuovo sistema?
La scelta giusta consentirà di avere una panoramica completa, con dati centralizzati, dalla gestione finanziaria e contabile alle vendite, passando dai servizi post-vendita e dalla produzione. Sarà più facile identificare le tendenze, prevedere i problemi e offrire ai clienti esperienze ottimali grazie ad informazioni sempre aggiornate.
Miglioramento delle vendite e l'assistenza clienti grazie a dashboard configurabili e report multidimensionali che aiuteranno ad analizzare gli indicatori essenziali di prestazione (KPI) e lo stato di scorte, vendite e ordini. Sarà possibile monitorare la prestazione delle vendite in corso e sfruttamento delle informazioni per agire e puntare sui clienti con il massimo potenziale per la crescita a lungo termine.
Una panoramica completa sui servizi, carichi di lavoro e competenze dei dipendenti permetteranno di distribuire efficacemente le risorse e accelerare la risoluzione dei casi.
Si potrà utilizzare il sistema per prevedere cosa e quando rifornire, in modo da garantire il mantenimento di livelli adeguati del magazzino. Si potranno sfruttare le previsioni di vendita per generare automaticamente piani di produzione e creare ordini di acquisto.
Non succederà più di rimanere senza scorte in magazzino e di aver perso vendite: sarà possibile offrire automaticamente degli articoli alternativi se quelli richiesti non sono disponibili. Si riceveranno consigli automatici sul momento giusto per pagare i fornitori in modo da ottenere degli sconti o evitare penali di mora. 
Sarà possibile gestire i budget e monitorare i progressi con dati sulle risorse disponibili in tempo reale.

E’ facile iniziare, è facile crescere. E’ tempo di cominciare con ciò che occorre e poi crescere al ritmo giusto! ""

Umberto Bramani, Direzione NAV-lab e AD di Nekte Srl

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