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NON SOLO E-FATTURA, L'AZIENDA E' DIGITALE


Pubblicata il: 23/08/2018

Prosegue l'approfondimento sul tema della Fatturazione Elettronica e della Conservazione Sostitutiva sul numero di LUGLIO-AGOSTO 2018 della rivista Youtrade, nella rubrica IMPRESE 4.0 da parte del Centro di Consulenza Aziendale di NAV-lab

Ricordiamo che gli ufficio amministrativi e contabili delle aziende dovranno con obbligo di legge organizzarsi per poter gestire dal 1 gennaio 2019 tutto il processo della fatturazione, compresa la conservazione sostitutiva, secondo le modalità previste dalla normativa.

Di seguito l'articolo - preparato da Umberto Bramani (Direzione NAV-lab e AD di Nekte Srl).

""Tra pochi mesi entrerà in vigore la nuova normativa che regola la Fatturazione Elettronica tra aziende e privati.
Di questo argomento e della Conservazione Sostitutiva, abbiamo già ampiamente argomentato nell’ultimo articolo pubblicato su questa rivista nel mese di giugno 2018, in questa stessa rubrica dedicata alle Imprese 4.0. Rimandiamo quindi a quell’articolo chi desidera approfondire sia le tematiche fiscali (e i conseguenti adempimenti), sia gli aspetti più legati alla scelta degli strumenti informatici più idonei da utilizzare, tenendo in considerazione le dimensioni e le esigenze aziendali.

In questo articolo , ci preme evidenziare un altro aspetto legato alla grande opportunità offerta dalla normativa: dare finalmente una spinta importante alla digitalizzazione delle aziende italiane.

La fatturazione elettronica, infatti, dovrebbe essere considerata come parte di un contesto di trasformazione digitale più ampio, un primo passo verso la digitalizzazione e dematerializzazione del ciclo ordine-pagamento e di tutti quei processi aziendali che coinvolgono documenti.
Si, perché al di là degli aspetti obbligatori che ci impone la scadenza del 31 dicembre prossimo, finalmente, in modo univoco ed omogeneo, tutti noi saremo costretti ad aprire la porta della nostra azienda alla archiviazione documentale ed alla gestione delle informazioni legate alla fatturazione digitale.
Molto spesso, abbiamo cercato di raccontare ai nostri clienti, quanto noi informatici ritenessimo importante introdurre il concetto di “abbandonare la carta” per rendere più produttiva ed efficiente l’attività nelle aziende.
Abbiamo cercato di sottolineare come ogni giorno, in qualsiasi impresa, transitino grandi volumi di documenti di diverse tipologie: non solo fatture, ma anche DDT, ordini, commesse, offerte, documenti del personale, certificati, progetti, note spese… Ad ogni tipologia di documento sono associate specifiche procedure, scambi, e flussi, che potrebbero essere standardizzati e resi digitali ed efficienti.
Molto spesso, nonostante si siano riportati studi prodotti da quasi tutte le società di consulenza che dimostravano, numeri alla mano, quanto era facile ottenere risparmi significativi adottando strumenti che aiutassero a gestire digitalmente le informazioni (i famosi programmi di gestione documentale), rendere operative queste funzionalità in azienda ha rappresentato un cammino tortuoso e costellato da insuccessi.

La chiave di volta, in molte aziende che hanno approcciato un percorso di digitalizzazione dei documenti, è risultato il fatto di circoscrivere il progetto a specifiche aree applicative, che quasi sempre rappresentavano la criticità aziendale più evidente, per poi, ampliare gli orizzonti e sensibilizzare il manangement aziendale su un approccio più generale.
In molte delle realtà aziendali, abbiamo riscontrato che nonostante i vantaggi ottenuti da questa attività venissero riconosciuti dagli stessi utenti, la resistenza al cambiamento spesso ha rallentato lo sviluppo del progetto, che difficilmente è giunto alla completezza ed integrazione che sarebbe stata possibile.
Bene oggi la normativa ci può aiutare ad ottenere una base di riferimento importante su cui costruire ed integrare i nostri processi aziendali, digitalizzandoli e facendo entrare l’archiviazione documentale dalla porta principale.
Il vero consiglio che possiamo dare è quello di sfruttare questa occasione per guardare un po’ più avanti e non limitarsi alle sole scelte che la normativa ci impone: dobbiamo essere tutti un po’ più lungimiranti e pensare che questo rappresenta il primo gradino di una lunga scala di opportunità informatiche che ci aiuteranno a rendere la nostra azienda più efficiente e più funzionale.

Ecco perché le imprese dovrebbero cogliere l’occasione per rivedere i propri processi aziendali, cominciando a gestire in modo digitale ed automatizzato tutti i flussi documentali dell’azienda, non solo il ciclo attivo ed il ciclo passivo. Da questo punto di vista, è fondamentale ricordare che digitalizzare non significa semplicemente eliminare la carta: lo step fondamentale è re-ingegnerizzare i processi legati al documento.
Dai flussi di approvazione di richieste e documenti (ad esempio RDA, ordini fornitore, fatture, richieste ferie), alla protocollazione dei documenti in entrata ed in uscita, fino a processi più complessi, che coinvolgono numerosi attori sia internamente che esternamente all’azienda, ad esempio gestione di gare d’appalto, gestione delle non conformità in ambiente di Sistema di Gestione Qualità, gestione della documentazione di selezione ed assunzione del personale sono tutti argomenti e settori aziendali che possono e devono essere coinvolti nell’ambito di un progetto globale.

Le tecnologie digitali oggi ci impongono, nei fatti, di riconsiderare radicalmente il nostro modo di pensare ed agire non solo nella sfera privata, ma soprattutto in quella professionale.
Inizialmente l’interconnessione riguardava le sole persone, successivamente, grazie all’IoT (Internet of Thinks) si è aperta l’interconnessione tra oggetti. In questo momento invece siamo di fronte ad una ulteriore enorme possibilità: quella di connettere organizzazioni e processi. I dati globali ci forniscono un’idea precisa di quanto profonda sia questa trasformazione! Ne sono un esempio quelli relativi agli oltre due miliardi di persone che oggi possiedono un dispositivo mobile sofisticato. Si calcola che nei prossimi due anni saranno connessi tramite social network 2,5 miliardi di utenti e saranno collegati 25 miliardi di dispositivi intelligenti. Dispositivi utilizzati dalle persone sia a livello personale che in campo lavorativo
Grazie alla trasformazione digitale è già in corso nelle Imprese una trasformazione radicale dei processi di business, basata sull’utilizzo delle tecnologie digitali e finalizzata ad un incremento generalizzato di competitività.

Da ultimo pensiamo importante evidenziare di seguito l’iniziativa promossa da Assosoftware di divulgare un tracciato record di interscambio che possa rappresentare un punto di riferimento unico per tutti gli sviluppatori. Ci auguriamo che questa iniziativa abbia il giusto successo.
Come riportato nel sito della associazione “L’idea portante dello Standard AssoSoftware è la definizione di una serie di informazioni aggiuntive, rispetto a quelle già presenti nel tracciato Fattura Elettronica B2b dell’Agenzia delle Entrate, da inserire nel corpo della fattura quale “arricchimento” del contenuto base. Queste informazioni faranno riferimento a tabelle condivise tra tutte le software house per garantire la perfetta integrazione dei dati all’interno dei sistemi gestionali. In questo modo potrà essere automatizzata la registrazione della fattura di acquisto ai fini gestionali, contabili e IVA.
È questo il primo passo verso uno Standard anche per gli altri documenti del ciclo dell’ordine, per rendere totalmente integrato l’interscambio di informazioni tra le aziende.”
Certo che se questa strategia trovasse una importante adesione tra gli sviluppatori software, il cammino verso la digitalizzazione delle imprese sarebbe davvero semplificato e sarebbe per tutti molto più facile rendere operativamente pronte le nostre aziende per le sfide di efficienza e competitività richieste.""

Umberto Bramani, Direzione NAV-lab e AD di Nekte Srl

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