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LA FATTURAZIONE ELETTRONICA AL VIA


Pubblicata il: 16/07/2018

Il tema della Fatturazione Elettronica e della Coservazione Sostitutiva sul numero di GIUGNO 2018 della rivista Youtrade, nella rubrica IMPRESE 4.0.

Gli ufficio amministrativi e contabili delle aziende del comparto edilizio sono i destinatari primi dell'articolo Youtrade di giugno 2018 proposto dal Centro di Consulenza Aziendale NAV-lab, nella rubrica "IMPRESE 4.0": la digitalizzazione delle fatture diventa obbligo dettato dalla legge.

Di seguito l'articolo - preparato da Stella Tedoldi (del Centro di Consulenza Aziendale NAV-lab e Titolare di Ingest Srl).

""Si sente tanto parlare di Fatturazione Elettronica (telegiornali, newsletter, radio…) ma quello che realmente conta sono pochi quesiti che interessano realmente alle aziende:
Che vantaggi porta la Fatturazione Elettronica? La Fattura Elettronica e la Fattura PA sono la stessa cosa? Perché devo passare alla conservazione digitale? Cosa rischio se non mi adeguo? Siamo sicuri che partirà?

Facciamo un passo indietro: la legge di bilancio 2018 prevede l’obbligo per tutti i soggetti IVA, ad esclusione dei soggetti minimi o in regime forfettario, di emettere nei rapporti B2B e B2C fattura elettronica dal 01 gennaio 2019, mentre dal mentre dal 1 luglio 2018 l'obbligo è per subappaltatori e grossisti di benzina/gasolio che dovranno inviare le fatture in formato digitale.

La digitalizzazione delle fatture è inteso come processo digitale che genera e gestisce le Fatture nel corso dell’intero ciclo di vita che le caratterizza: dalla generazione, alla firma digitale, all’emissioni/ricezione, fino alla conservazione per 10 anni.

Nel dettaglio la Fattura Elettronica è un documento digitale in un formato specifico denominato “XML” (non confondiamole con le fatture in .pdf), in base a precise regole di compilazione (il cosiddetto “tracciato”), e deve essere trasmesso al destinatario previa apposizione della firma digitale.

Ma torniamo alle domande:
“Quali saranno i vantaggi ed i benefici per le aziende?”
I benefici maggiori ottenuti dal passaggio da un processo tradizionale basato su carta alla digitalizzazione delle Fatture, consistono: nella riduzione dell’impegno di manodopera per attività di stampa e imbustamento, nel miglioramento nella gestione della relazione con il cliente (annullamento di errori e riduzione dei tempi dedicati a capire se la Fattura è stata ricevuta, presa in carico…), e nella gestione della conservazione, un risparmio enorme in termini di gestione dell’archivio cartaceo.

Parlando di numeri si stima che per aziende che mediamente producono/ricevono un volume di Fatture superiore alle 3.000 fatture/anno, il risparmio si assesti su un importo tra i 7,50 e gli 11,50 € a fattura (come evidenziato da studi condotti dalla School of Management del Politecnico di Milano). Infatti con la Fatturazione Elettronica il costo della singola fattura all’azienda oscilla tra 0,20 e 1,20 € comprensivi di conservazione, firma digitale e gestione del Sistema di Interscambio (detto SDI, lo strumento informatico che, per legge, è in grado di ricevere le fatture in formato XML). Il Sistema di Interscambio, effettua controlli sui file ricevuti (sia a livello formale, che a livello di dati corretti, come la P.IVA), procede all’invio del documento al destinatario e smista gli esiti relativi ai documenti emessi/ricevuti. Tutto è tracciato, monitorato e certo. Non capiterà più che documenti vengano smarriti e/o che il cliente finga di non avere ricevuto nulla.

“La Fattura Elettronica e la Fattura PA sono la stessa cosa?“
La Fattura PA (Pubblica Amministrazione) è una Fattura Elettronica, si può dire che le Fatture PA sono state il primo processo digitale ormai convalidato dal 2015. La stima in termini di risparmio in merito alle Fatture PA ammonta a circa 1 miliardo e 500 milioni di € l’anno: 1 miliardo lato Pubblica Amministrazione e il resto risparmiato dalle imprese fornitori. In risposta alla domanda si può dire che il processo è lo stesso e la decisione di digitalizzare ogni tipo di Fattura emessa/ricevuta è legata ad un abbandono della carta ma soprattutto alla maggiore efficienza e ad un abbattimento dei costi, il che porta a stimare un risparmio conseguibile di 6.5 miliardi di €/anno. Un valore che comincia ad avvicinarsi a quelli che si cercano di recuperare da anni con le leggi di stabilità.

“Perché devo passare alla conservazione digitale?”
Il concetto di Fatturazione Elettronica come processo digitale non potrebbe coesistere se non venisse conservata digitalmente. Ogni fattura in formato XML (attiva o passiva) deve essere conservata presso enti certificati i quali si occuperanno di provvedere alla redazione e manutenzione del Manuale di Conservazione, e di nominare un Responsabile alla Conservazione che si occuperà di gestire marche temporali, firma elettronica e conservazione dei documenti per 10 anni.

“Cosa rischio se non mi adeguo?”
In caso di emissione di fattura con modalità diverse dal formato elettronico, questa verrà considerata non emessa e verrà applicata la sanzione prevista in caso di violazione degli obblighi relativi alla documentazione, registrazione ed individuazione delle operazioni soggette ad IVA. La mancata conservazione, invece, non permette l’esibizione nel giusto formato (elettronico) ed è pertanto sanzionabile come la mancata esibizione dei libri, delle scritture contabili e dei documenti fiscali. In conclusione: se decidi di non adeguarti non potrai più fatturare, non sarai più in grado di fare la liquidazione IVA, la tua azienda verrebbe sanzionata, quindi perché non adeguarsi?

“Siamo sicuri che partirà?”
Purtroppo nessuno è più sicuro di niente, quello che realmente conta è ‘iniziare’. L’obiettivo che hanno le aziende è avere un’ Impresa 4.0 e le nuove leggi ci stanno indicando una strada che ci supporti nella semplificazione dei processi, quindi conviene cominciare a capire come funzionerà questo processo, informarsi con i propri fornitori, partire da subito con le nuove metodologie e non spaventarsi del mondo digitale.

In poche parole per avere una Impresa 4.0 dobbiamo avere una Fatturazione 4.0 all’interno di un sistema informativo che punta alla digitalizzazione. Attivarsi per utilizzare al più presto questo strumento aiuterà a migliorare l’efficienza della struttura amministrativa e contabile della nostra azienda.

Stella Tedoldi, Centro di Consulenza Aziendale NAV-lab e Titolare di Ingest Srl

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